Aktivitas Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer

1.      Prosedur Permintaan Barang

Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais.Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan di beli.Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan(inventory control),meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang.Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order.

2.      Prosedur Pemesanan Barang

     Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.

Keputusan Kunci : Pemilihan Pemasok.Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga,kualitas,dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting,terutama pada sistem JIT,karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat engancam seluruh sistem.Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan.Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang sama di kemudian hari.Dengan cara ini,maka kinerja pemasok secara periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang.Sistem Informasi Akuntansi yang baik,seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.

3.      Prosedur Penerimaan Barang

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan.Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok.Selain barang diterima,kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang,untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik.Departemen penyimpanan barang yang bertanggung jawab  kepada manajer bagian gudang,bertanggung jawab untuk menyimpan barang.Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan harus  dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah : (a)untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi san (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

4.     Prosedur Pencatatan Utang

Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian.Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian,catatan penerimaan barang,pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase order detail files).

Secara legal,kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan praktis,sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian.Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan.Untuk mencapai tujuan ini,diperlukan informasi dari bagian pembelian(berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan baranga0. Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima.

5.     Prosedur Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir pada siklus  pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas pengeluaran kas,dilaksanakan oleh kasir,yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan.Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok,yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.